OpenOffice.org中的一大特点是完全公开并充分记录的、可扩展和标准化的XML文件格式。该文件格式可以持久保存数据，用户不用担心无法访问年代久远的文件，或者需要为此付出高昂的代价。基于该文件格式的架构和应用，开发者也可以轻松实现支持客户化的外部文件格式，与网络服务等其他应用集成。 需求与目标 专有办公软件的困扰 随着整个社会信息化程度的提高，办公软件已经成为社会信息基础设施的一部分。不论是个人消费者，还是企业、政府及其它非盈利机构，都会或多或少地使用文字处理、电子表格、演示文稿、简单绘图和图像处理这样的功能。办公软件已经成为计算机使用中的日常需求。对于办公软件的团体用户来说，除了基本的办公“生产力”应用外，他们还有其他一些需求： ◆能够支持附加处理和集成功能，比如文件的归档和索引功能、校验文件内容的合法性、支持与数据库和工作流的集成、能够批量处理文件等； ◆文件具有长期的可读性，这对于那些需要处理历史悠久的文件的大型团体（比如政府、博物馆、大型企业等）分外重要； ◆文件独立于应用程序，最好是独立于提供者，这样用户就不会被锁定在某个文件格式上而被迫延续使用； ◆文件格式统一，避免非结构化的、混乱的工作流和多种文件格式混杂。 而现在用户所使用的专有办公软件无法轻易满足以上的这些要求，这是因为： ◆专有办公软件可以提供对附加功能和集成的支持，可是这需要附加的许可证和高额费用。 ◆专有办公软件的文件通常都是不公开的，甚至是附带专利的。这样早期软件所支持的文件格式完全要期待软件厂商在后续版本中提供支持。这些支持通常是需要付费的，由于软件商的某些目标和企业行为甚至是不可得的。 ◆专有办公软件的文件通常都是依附于特定应用程序，甚至是特定版本的。这样用户就会为了保持对以前文件的访问而被锁定在某个软件上，这种代价通常是高昂的。 ◆专有办公软件的文件通常都是自成体系，经常由于利益问题导致文件交换困难，从而多种格式并存。 用户希望办公软件能够在保持功能的基础上开放文件格式，这样团体用户可以自己完成附加功能和集成工作；文件的长期可读性也可以保证，因为访问文件的应用程序可以由第三方实现；而由此文件也独立于软件商和特定应用程序，用户真正掌握了自己的数据和信息；文件格式也可以通过公开协商的方式实现统一。
